Nachdem ich vor einigen Jahren auf dem Communardo Community Day (CCD) eine interessante Präsentation zu dem im Titel erwähnten Thema erlebt habe, konnte ich mit schöner Regelmäßigkeit in verschiedensten Situationen feststellen, welche Auswirkungen der clevere Einsatz von gut gemachten Dashboards auf JIRA-Nutzer hat.
Die Herausforderung
Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, wird JIRA von Nutzern häufig als komplex und unübersichtlich wahrgenommen. Oft erschließt sich – gerade den nicht technischen Anwendern oder Teams – der ernorme Nutzen JIRAs nicht auf den ersten Blick.
JIRA besitzt eine unglaublich mächtige Datenbank. Die Herausforderung ist an die relevanten Daten heranzukommen und sie zielgruppengerecht aufzubereiten
Neben der sehr umfangreichen Workflow-Engine, die das Rückgrat von JIRA ist, besitzt das Atlassian-Tool eine Datenbank mit schier endlosen Informationen. Nur, wie kommt man am besten an diese Daten heran?
Nun, zum einen können versierte Nutzer mit der einfachen Suche („simple search“) oder der erweiterten Suche („advanced search“) sehr gute Adhoc-Abfragen durchführen. Wiederkehrende Abfragen können als Filter gespeichert und ggf. weiterverwendet werden. Dies alles gilt wie gesagt für versierte Nutzer („power user“). Was aber ist mit den weniger techischen Nutzern von JIRA? Der Marketing-Abteilung? Dem Community Management? Wie helfen wir der Vertriebsabteilung, oder gar dem Management?
Die Lösung
Der Mehrwert den JIRA bietet, kann meist durch geschickte und personalisierte Aggregation von relevanten Daten innerhalb von Dashboards ziemlich einfach aufgezeigt werden.
Wichtig ist hierbei, dass Dashboards Emotionen ansprechen und zu Aktionen führen. Dies erreicht man z.B. durch zielgruppenspezifische Dashboards, durch Einholen von Feedback der Nutzer und durch die ein oder andere Iteration. Auch hier gilt: Ein perfektes Dashboard gelingt selten auf Anhieb. Möglicherweise startet ihr bereits mit einem guten Dashboard, aber erst, wenn mehr Feedback eingearbeitet wird, kann aus dem guten ein sehr gutes Dashboard werden.
Der Vollständigkeit halber: Es gibt nicht das eine perfekte Dashboard („one fits it all“). Arbeitet stattdessen lieber mit vielen, an die Bedürfnisse einzelner Nutzertypen (z.B. Reporter, Entwickler, Produktmanager, externer Stakeholder, Marketing Abteilung, Management, Teamleads, etc.) angepassten Dashboards.
Der Aufbau von Dashboards
Wie oben kurz skizziert ist der Ausgangspunkt eines Dasboards eine Suche bzw. ein Suchergebnis.
Beispiele für ein Suchergebnis (JQL – advanced search):
Aufgabe: „Zeige alle Vorgänge des Marketing-Projektes.“
Abfrage: project = Marketing
Aufgabe: „Zeige alle ungelösten Vorgänge des Besitzers Chuck Norris, welche binnen der letzten zwei Wochen erstellt wurden.“
Abfrage: assignee = chuck.norris AND created >=-14d AND resolution is EMPTY
Aufgabe: „Zeige aus den Projekten Vertrieb und Marketing alle ungelösten Vorgänge, welche vom derzeit betrachtenden Nutzer (!) erstellt wurden und in den vergangenen zwei Wochen keinerlei Update bekommen haben.“
Abfrage: (project = „Vertrieb“ OR project = „Marketing“) AND reporter = currentUser() AND NOT updated >= -2w AND resolution is EMPTY
Diese Suchergebnisse können als Filter gespeichert – und dann in sogenannte Dashboard-Gadgets eingebaut werden.
Auswahl geeigneter Dashboard-Gadgets
Okay, die ersten Suchen sind ausgeführt (Anregungen gefällig?), Filter sind gespeichert und die relevanten Informationen liegen vor? Doch wie präsentieren wir sie dem Nutzer? Standardmäßig kommt JIRA bereits mit etwa 50 verschiedenen Dashboard-Gadgets daher – diese lassen sich durch Addons, wie z.B. JIRA Agile beliebig erweitern. Jedes Gadget kann Informationen aus den angelegten Filtern auf unterschiedliche Weise darstellen. So gibt es Tortengrafiken („pie charts“), Zweidimensionale Filterstatistiken („two dimensional filter statistics“), Aktivitätsströme („activity streams“) und eine Vielzahl weiterer nützlicher Gadgets. Viele Gadgets haben zudem unterschiedliche Konfigurationsmerkmale.
Nicht den Überblick verlieren
Bei so vielen Optionen und Konfigurationen kann man sehr leicht den Überblick verlieren. Damit dies nicht geschieht, habe ich nachfolgend eine Art Checkliste bzw. Fragenkatalog zusammengestellt:
1.) Wer ist die Zielgruppe des Dashboards?
2.) Was hat meine Zielgruppe für Anforderungen bzw. Fragestellungen in Bezug auf Transparenz und Übersichtlichkeit?
3.) In Abhängigkeit von den Anforderungen der Zielgruppe: Welche Filter lege ich an bzw. was sind die Informationen, die ich aufbereiten möchte?
4.) Wie präsentiere ich die Informationen am besten? Welches Gadget nutze ich und wie konfiguriere ich dieses?
Arbeitet man sich sorgfältig durch diese Liste, präsentiert das Ergbnis dann der Zielgruppe und arbeitet in ein, zwei Zyklen Feedback ein, kommt man dem optimalen Dashboard schon recht nahe.
Solltet Ihr vor eben einer solchen Herausforderung stehen Euren Nutzern spezifische Dashboards zu erstellen, die Mehrwert durch Transparenz bieten und alleine icht weiterkommen, meldet Euch gerne per Kommentar oder Mail bei mir. Eines meiner bevorzugten Aufgabengebiete liegt in der gemeinsamen Analyse und Erstellung eben solcher Dashboards!
Lust auf mehr?
Folgende Gastbeiträge im Atlassian Blog vertiefen dieses Thema sehr gut:
Implement Role-Based JIRA Dashboards to Keep a Process Flowing
7 steps to a beautiful and useful agile dashboard
Weitere Tipps gibt es ferner in meinem übergeordneten Beitrag 10 wertvolle JIRA Tipps für Administratoren.
Kai Gottschalk - Atlassian Tipps und Tricks 